Tugas Manajemen perkantoran

Artikel Manajemen Perkantoran

Pengertian menurut para ahli

§  George R. Terry

Manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian dan pengorganosaslan pekerjaan perkantoran, serta oenggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan.

§  William Leffingwell & Edwin Robinson

Manajemen Perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu.

§  Millis Geoffrey

Manajemen kantor adalah seni membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan yang ditetapkan

Yang termasuk pekerjaan perkantoran diantaranya:

§  mengetik (typing)

§  menghitung (calculating)

§  memeriksa (checking)

§  menyimpan warkat/arsip (filing)

§  menelepon (telephoning)

§  menggandakan (duplicating)

§  mengirim surat (mailing)

§  dan kegiatan lain.

Aspek-aspek manajemen perkantoran

Dalam manajemen perkantoran terdapat berbagai fungsi yang meliputi rangkaian aktivitas antara lain:

§  Manajemen dan pengarahan

§  Tata laksana/penyelenggaraan

§  Pelaksana secara efisien

§  Manajemen

§  Pengawasan

§  Pengendalian dan pengawasan

§  Pengarahan dan pengawasan

§  Pengarahan

§  Perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian

 Faktor-faktor menurut Edwin Robinson menyebutkan :

§  pegawai

§  Material perlengkapan

§  Persayaratan

§  Metode

fungsi-fungsi yang terkait lainnya menurut H.Mac Donald (office management) bertalian dengan 6 hal yaitu :

§  Kepegawaian perkantoran (office personel)

§  Metode perkantoran (office methods)

§  Perlengkapan perkantoran (office equipment)

§  Faktor-faktor fisik dalam kantor (Physical factor)

§  Biaya perkantoran (office costs)

§  Haluan atau kebijakan perkantoran (office policies)

Perincian selengkapnya mengenai cakupan bidang kerja dalam manajemen perkantoran oleh Charles O Libbey meliputi :

§  ruang perkantoran (office space)

§  komunikasi (communications)

§  kepegawaian kantor (office personnel)

§  perabotan danperlengkapan kantor (furniture and equipment)

§  peralatan dan mesin (appliance and machine)

§  perbekalan dan alat tulis (supplies and stationery)

§  metode (methods)

§  tata warkat (records)

§  kontrol pejabat pimpinan (executive controls)

Tujuan

Tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry dalam bukunya yang berjudul Office Management and Control, yaitu^[1]:

§  Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan dan di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien

§  Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya.

§  Membantu perusahaan memelihara persaingan.

§  Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat

§  Membuat catatan dengan biaya minimal

Kegiatan

Kegiatan manajemen administrasi antara lain :

1.   Pengadministrasian seluruh kegiatan

2.   Menginventarisasi peralatan kantor

3.   Penyediaan informasi yang dibutuhkan untuk kepentingan manajemen.

4.   Melakukan pengasrsipan data sehingga mudah untuk diakses oleh yang membutuhkan.

Peranan sekretaris secara umun dapat diketahui sebagai berikut:
1. Sebagai perantara komunikasi
2. Sebagai sumber informasi alternatif pemikiran
3. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pemimpin dan bawahan
4. Menerima usul dan pendapat

Secara umum tugas-tugas sekretaris 
meliputi hal-hal sebagai berikut:
1. Menerima dikte dari pimpinan
2. Melaksanakan korespondensi      ( menerima dan mengirim surat-surat termasuk telepon, telegram).
3. Menyimpan arsip yang dinilai penting 
4. Menerima tamu pimpinan 
5. Menyiapkan bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan kebutuhan.
6. Menemani pimpinan dalam      pertemuan penting.
7. Menyusun pidato-pidato untuk     pimpinan